捂好錢包--明確預算

    購置及安裝新的視頻會議系統可能需要較大投資。完全定制并配備了高清晰度視頻系統的會議室需要一筆不菲的開支。比較低端、基于桌面的傳統系統不需要大量資金，除非進行大規模部署。

    傳統的視頻會議和高清晰度視頻通信截然不同。設計者應事先知道傳統視頻會議系統提供的普通352像素×288線分辨率是否能滿足系統要求，還是必須要1280×720分辨率的高清晰度？如果企業尋求更先進、更順暢的體驗，還應當考慮對會議室進行定制所需要的預算，這筆錢可能占去視頻會議投資的大部分。

    設計者需估算一下與你計劃用視頻會議取代或者改進的項目相關的成本，這樣可以大致估計一旦系統安裝好之后運行起來，能省下多少錢; 這也不失為評估將來投資回報的一種方法。

簡要的廠商清單也很重要

    企業進行調查分析后，應將滿足系統要求的廠商列一份清單。大多數廠商都讓用戶在決定購買之前試用系統。在此期間用于應對每個潛在的系統進行一番實際測試，看看它的性能如何、與現有基礎架構之間的集成度怎樣，還要看看系統與廠商的介紹有多大出入。

    以下是提供眾多視頻會議產品選件的一系列廠商: 思科、Codian、Emblaze-VCON、惠普、LifeSize、寶利通、索尼、騰博。

    測試要注重以下一些方面:

●  呼叫可靠性: 通話過程中呼叫避免出現中斷的現象。

●  音頻/視頻質量: 畫面和聲音質量的一致性。

●  易用性: 用戶界面導航起來的容易程度。

●  系統如何與你現有的基礎架構進行集成，另外需要哪些部件也應考慮。

●  基于標準: 視頻會議系統極可能需要連接別的廠商提供的基于標準的其他系統，這項工作的簡易程度如何應給予評估。

網絡傳輸是關鍵

    設計者應當大致了解將來進行電話會議的對方組織和人員，這樣可以確定系統聯接到哪些地區。設計者要確保在系統想連接的地區可以使用這些網絡，并且檢查這些地方的帶寬能否滿足需要。

    設計者還需考慮一下使用不同網絡傳輸相關的成本。使用IP網絡通常更省錢、省力，不過，公共互聯網的可靠性不如專用的IP網絡。

    設計者可能還希望為某些視頻會議系統用戶或者會議室調整帶寬。譬如說，為了確保CEO始終擁有合適數量的可用帶寬應區別設置。要是你需要這項功能，就要確定這種系統是不是可以為特定用戶分配一定數量的帶寬。

防火墻設置

    防火墻在為網絡提供安全的同時，也會限制對內部網絡的外部訪問。然而，某些訪問對視頻會議來說是必要的。因此，要使系統能夠自由地與系統外部發出和接收呼叫，就必須打開防火墻中的端口。這意味著要與防火墻管理員合作。

    如果有合適工具，或者廠商的支持代表幫你指導，就很容易調整防火墻設置，從而允許視頻電話正常撥打、接收，不過一定要為此安排好時間。許多視頻會議產品廠商提供的設備能夠識別需要開啟的端口，有些工具包里面就有這種設備。