近年來，視頻會議系統已經由小眾市場走向大眾市場，企業應用拉動了又一輪增長高峰。許多廠商推出了多種視頻會議系統，它們有著各處的優缺點，價格也大不相同。企業在搭建視頻會議系統之前，要做好以下幾步準備工作，比如弄清楚要用這套系統實現什么樣的目標，怎樣才能把它與現有設備無縫銜接起來，另外還要評測這套系統可能會對公司網絡帶來哪些影響。

明確使用目的

    明確視頻會議系統的用途很關鍵。IT部門應確定系統是用來為公司主管之間提供面對面的會議，還是用于員工間偶爾的非正式通話，后者可能不需要高清晰度分辨率。企業在購置網絡攝像頭、選擇即時通信軟件時都應該考慮應用場合。

    另外需要考慮的問題還有: 系統準備同時連接到多少個節點？這些節點在公司網絡防火墻的外面還是里面？通話對方會使用什么樣的設備？使用這套系統的用戶對技術的熟悉程度如何？

    標準的網絡攝像頭從盒子取出來后可能與正規的、基于標準（H.323）的視頻會議系統不兼容，除非你獲得了第三方客戶軟件，因此必須找到讓網絡攝像頭能夠與之兼容的工具，但它們的分辨率有可能會讓人失望。

    一種辦法就是共享來自于PC的屏幕截圖或者演示報告，這種方法對一些人來說很適用，但對另一些人來說卻滿足不了要求。企業應明確在多數情況下，參加會議者是以協同的方式使用系統、多方進行通話，還是觀察某個人的演示報告（譬如在一名教授教多名學生的環境下），還是這只是一對一的通話，以便確定高清晰度的視頻質量是必不可少的還是可有可無的。

    如果企業準備經常使用視頻會議系統來進行面對面會議，那么多花些錢購買高清晰度系統就是明智的做法。高分辨率可以大大消除移動對象的線痕造成的模糊現象，而傳統的視頻會議系統通常存在這種現象。高清晰度使遠程會議顯得更逼真、更連貫。

    就算IT部門決定了使用“簡單的網絡攝像頭”這種辦法，也別過于樂觀地認為這個過程會很順利。正如我們在觀察內置網絡攝像頭的顯示器時發現的那樣，每種IM(Instant Messenger，即時通信)客戶軟件都有不同的用戶界面來顯示視頻特性。AOL IM、Yahoo Messenger、Windows Live Messenger和Skype都允許視頻電話（Trillian則只有收費的高級版才支持視頻會議）。大多數需要在參數選擇窗口進行細小改動（或者大幅改動）。

    接下來就是實際使用了。有些IM客戶軟件與我們使用的設備有很好的兼容性; 另一些卻沒有聲音，要不就是只有某些人能看到畫面。雖然這些問題都很瑣碎，但遇到的頻率極高。

選對安裝位置

    另一個問題就是安裝位置。對許多用戶來說，系統安裝在專門用于視頻會議的房間即可; 另一些用戶則需要將系統安裝在不同的會議地點。

    設計者應當考慮可能會影響視頻會議效果的一些因素。理想的會議室具備中性色調背景，并且很少有分散注意力的東西。應防止房間光線過亮，避免光線直接射到參會人員或者攝像頭上; 這種光線會導致畫面上出現陰影，降低總的視頻質量。房間里面光線自然要比光線耀眼好。

    系統部署時應把攝像頭放到顯示器上，與人員保持適當的距離。應留出放得下一張桌子和幾把椅子的空間，那樣人員坐下來后，可與攝像頭保持合適距離。

    此外，會議室已經有音響系統了嗎？要是有，你計劃把視頻會議系統與現有的音頻系統連起來嗎？這些問題也值得考慮。