明確使用目的、選對安裝位置

    近年來，視頻會議系統已經由小眾市場走向大眾市場，企業應用拉動了又一輪增長高峰。許多廠商推出了多種視頻會議系統，它們有著各處的優缺點，價格也大不相同。企業在搭建視頻會議系統之前，要做好以下幾步準備工作，比如弄清楚要用這套系統實現什么樣的目標，怎樣才能把它與現有設備無縫銜接起來，另外還要評測這套系統可能會對公司網絡帶來哪些影響。

明確使用目的

    明確視頻會議系統的用途很關鍵。IT部門應確定系統是用來為公司主管之間提供面對面的會議，還是用于員工間偶爾的非正式通話，后者可能不需要高清晰度分辨率。企業在購置網絡攝像頭、選擇即時通信軟件時都應該考慮應用場合。

    另外需要考慮的問題還有: 系統準備同時連接到多少個節點？這些節點在公司網絡防火墻的外面還是里面？通話對方會使用什么樣的設備？使用這套系統的用戶對技術的熟悉程度如何？

    標準的網絡攝像頭從盒子取出來后可能與正規的、基于標準（H.323）的視頻會議系統不兼容，除非你獲得了第三方客戶軟件，因此必須找到讓網絡攝像頭能夠與之兼容的工具，但它們的分辨率有可能會讓人失望。

    一種辦法就是共享來自于PC的屏幕截圖或者演示報告，這種方法對一些人來說很適用，但對另一些人來說卻滿足不了要求。企業應明確在多數情況下，參加會議者是以協同的方式使用系統、多方進行通話，還是觀察某個人的演示報告（譬如在一名教授教多名學生的環境下），還是這只是一對一的通話，以便確定高清晰度的視頻質量是必不可少的還是可有可無的。

    如果企業準備經常使用視頻會議系統來進行面對面會議，那么多花些錢購買高清晰度系統就是明智的做法。高分辨率可以大大消除移動對象的線痕造成的模糊現象，而傳統的視頻會議系統通常存在這種現象。高清晰度使遠程會議顯得更逼真、更連貫。

    就算IT部門決定了使用“簡單的網絡攝像頭”這種辦法，也別過于樂觀地認為這個過程會很順利。正如我們在觀察內置網絡攝像頭的顯示器時發現的那樣，每種IM(Instant Messenger，即時通信)客戶軟件都有不同的用戶界面來顯示視頻特性。AOL IM、Yahoo Messenger、Windows Live Messenger和Skype都允許視頻電話（Trillian則只有收費的高級版才支持視頻會議）。大多數需要在參數選擇窗口進行細小改動（或者大幅改動）。

    接下來就是實際使用了。有些IM客戶軟件與我們使用的設備有很好的兼容性; 另一些卻沒有聲音，要不就是只有某些人能看到畫面。雖然這些問題都很瑣碎，但遇到的頻率極高。

選對安裝位置

    另一個問題就是安裝位置。對許多用戶來說，系統安裝在專門用于視頻會議的房間即可; 另一些用戶則需要將系統安裝在不同的會議地點。

    設計者應當考慮可能會影響視頻會議效果的一些因素。理想的會議室具備中性色調背景，并且很少有分散注意力的東西。應防止房間光線過亮，避免光線直接射到參會人員或者攝像頭上; 這種光線會導致畫面上出現陰影，降低總的視頻質量。房間里面光線自然要比光線耀眼好。

    系統部署時應把攝像頭放到顯示器上，與人員保持適當的距離。應留出放得下一張桌子和幾把椅子的空間，那樣人員坐下來后，可與攝像頭保持合適距離。

    此外，會議室已經有音響系統了嗎？要是有，你計劃把視頻會議系統與現有的音頻系統連起來嗎？這些問題也值得考慮。

捂好錢包--明確預算

    購置及安裝新的視頻會議系統可能需要較大投資。完全定制并配備了高清晰度視頻系統的會議室需要一筆不菲的開支。比較低端、基于桌面的傳統系統不需要大量資金，除非進行大規模部署。

    傳統的視頻會議和高清晰度視頻通信截然不同。設計者應事先知道傳統視頻會議系統提供的普通352像素×288線分辨率是否能滿足系統要求，還是必須要1280×720分辨率的高清晰度？如果企業尋求更先進、更順暢的體驗，還應當考慮對會議室進行定制所需要的預算，這筆錢可能占去視頻會議投資的大部分。

    設計者需估算一下與你計劃用視頻會議取代或者改進的項目相關的成本，這樣可以大致估計一旦系統安裝好之后運行起來，能省下多少錢; 這也不失為評估將來投資回報的一種方法。

簡要的廠商清單也很重要

    企業進行調查分析后，應將滿足系統要求的廠商列一份清單。大多數廠商都讓用戶在決定購買之前試用系統。在此期間用于應對每個潛在的系統進行一番實際測試，看看它的性能如何、與現有基礎架構之間的集成度怎樣，還要看看系統與廠商的介紹有多大出入。

    以下是提供眾多視頻會議產品選件的一系列廠商: 思科、Codian、Emblaze-VCON、惠普、LifeSize、寶利通、索尼、騰博。

    測試要注重以下一些方面:

●  呼叫可靠性: 通話過程中呼叫避免出現中斷的現象。

●  音頻/視頻質量: 畫面和聲音質量的一致性。

●  易用性: 用戶界面導航起來的容易程度。

●  系統如何與你現有的基礎架構進行集成，另外需要哪些部件也應考慮。

●  基于標準: 視頻會議系統極可能需要連接別的廠商提供的基于標準的其他系統，這項工作的簡易程度如何應給予評估。

網絡傳輸是關鍵

    設計者應當大致了解將來進行電話會議的對方組織和人員，這樣可以確定系統聯接到哪些地區。設計者要確保在系統想連接的地區可以使用這些網絡，并且檢查這些地方的帶寬能否滿足需要。

    設計者還需考慮一下使用不同網絡傳輸相關的成本。使用IP網絡通常更省錢、省力，不過，公共互聯網的可靠性不如專用的IP網絡。

    設計者可能還希望為某些視頻會議系統用戶或者會議室調整帶寬。譬如說，為了確保CEO始終擁有合適數量的可用帶寬應區別設置。要是你需要這項功能，就要確定這種系統是不是可以為特定用戶分配一定數量的帶寬。

防火墻設置

    防火墻在為網絡提供安全的同時，也會限制對內部網絡的外部訪問。然而，某些訪問對視頻會議來說是必要的。因此，要使系統能夠自由地與系統外部發出和接收呼叫，就必須打開防火墻中的端口。這意味著要與防火墻管理員合作。

    如果有合適工具，或者廠商的支持代表幫你指導，就很容易調整防火墻設置，從而允許視頻電話正常撥打、接收，不過一定要為此安排好時間。許多視頻會議產品廠商提供的設備能夠識別需要開啟的端口，有些工具包里面就有這種設備。