無論是在政府、企事業單位還是在各類團體組織中，會議室一直是人們進行信息發布、業務交流以及研討的重要場所。

    隨著信息化的發展和信息技術的進步，當獲取及傳遞個人信息的輔助工具（如電腦、手機、打印機等）在得到不斷完善的同時，基于群體間信息互動交流的信息化輔助工具也得到了史無前例的進步。表現在會議室中，針對多人會議溝通效率提升的輔助設備正被越來越多的人所接受、認可和廣泛使用，如投影機、電子白板、語音系統、遠程視頻系統等等，會議室輔助會議設備正朝著越來越智能的方向發展。

傳統會議時代

    在傳統會議時代，會議室發揮著最本質的功能——提供會議場所，保證與會人員在一個相對不受干擾的環境中開會，與會人員相互之間主要是通過面對面的交流實現業務研討以及決策的達成。由于會議中需要了解大量的業務背景資料，因此在會議前或會議進行中，會議組織者一般會發放紙質的會議資料供大家了解與分析。對于重要的決策型會議，會議需配置專門的會議紀要人員，記錄會議中的相關言論。會議結束后，各與會人員需根據會議紀要進行會議內容的整理與確認，以保證在會議執行的過程中避免出現理解偏差和執行失誤。整個會議過程中，無論是現場的組織、會議資料的印刷與分發、會議記錄與整理等等工作，都由手工完成，無論是會前、會中還是會后，都有大量繁雜的工作需要準備和完成。