一場COVID-19新冠肺炎疫情，點燃了“云辦公”市場：辦公室是僅次于教室的人員聚集場所、商務樓是和學校相當的人員聚集場所、大型的商務中心和CBD是人員量遠超過一般學校的人員聚集場所。

    同時，辦公機構的人員流動性超過大多數學校，不僅和封閉式大學、中學比，辦公場所人員流動性更強；和小學、幼兒園比，辦公室人員上下班流動外都還擁有“客戶流動”、“就餐流動”等“額外風險”。

    所以，疫情防控之中一個重點就是“商用樓宇”、“辦公室防護”問題。這直接促進了“線上辦公”、“云上辦公”的發展。但是，作為應急調整“很多企業在云辦公上準備不足”。尤其是在會議室設備上，面臨巨大的“缺口”。

    在線辦公，不是“要云”不要“辦公場地”

    面對疫情防控需求，企業做出的在線辦公、居家辦公決定，都有一個前提“非必要不去公司”：也就是說，依然有些必要工作需要“到崗”才能處理。

    實際上，在線云辦公的分布式組織方式，依然需要一個“系統的協同”中心。很多企業的感覺是，“在線辦公云”溝通效率是關鍵。畢竟人員不在一起，空間問題，是最大的團隊內溝通障礙。這時候，更好的“會議室”建設就成為“云辦公”提升效率的“利器”。面對云辦公，會議室成為了“最核心的辦公場地”。

    然而，大多數公司的會議室是為“現場會議所準備的”。比如，顯示設備的標準按照“顯示必要的會議文件內容”配置。大多數中小企業采用一般的大尺寸電視機或者廉價投影機，作為主要顯示系統。這樣的設備，解決“現場會議需求”已經足夠，但是遠程云會議，想在顯示系統上呈現更多參會者，那就有點“不夠用”。

    同時，大多數中小會議室，并不配備“攝像頭、麥克風”等設備——現場開會，這些設備的確“沒有用”。這些會議室更談不上“智能會議中控和智能會議控制器”產品的配備。

    一些大公司的會議室雖然擁有“遠程會議軟硬件”，然而傳統的應用模式是：領導人溝通、單獨客戶的遠程溝通。這些設備很少用于內部員工團隊之間的大規模協作和溝通。一旦更多的人員處于“云端”溝通狀態，原有設備的規模就不夠用了。

    所以，云辦公張開之后“開不好會”成為核心問題。手機微信溝通效率總是有限，不夠專業，缺乏現場感和帶入感。沒有適合云辦公的“公司設施和場地”成為“在線辦公”潮流下的很大痛點。

    疫情過后不是云辦公的結束，在線辦公持續“在線”

    2020年春節后的“云辦公”高峰是一個“偶發特例”，還是長期“趨勢”。這個問題現在肯定“回蕩在”很多企業領導人的頭腦中。

    一方面，如果一個企業擁有足夠的規模，異地部門之間的溝通，躲不開云技術。同時，作為“應急手段之一”，云辦公設施的配備也應當是企業在“特情”中生存能力的“防御性設施”。即，云辦公對于大型企業，具有很大的“必要性”。

    另一方面，即便是中小企業，現在也不得不承認，云辦公有它的困難——2月份一個月的實驗已經充分說明問題；但是也有它的“好處”。比如，可以降低公司的運營成本、可以發展更為靈活的團隊組織方式、可以實現高質量的零工管理水平。

    尤其是在未來，創意產業、文化產業日益成為社會經濟的關鍵增量點。這些產品對于“頭腦風暴”的需求，遠高于“到點打卡”。而發展創新能力，很需要“愜意的工作環境”、“靈活的團隊組織”、“高效率的溝通工具”。這使得云辦公可能成為“創意社會”時代，“智慧社會下多元化用工方式”的重要組成部分。

    也就是，云辦公具有它自身的“歷史先進性”。企業不應該，也無法因為自己和團隊未準備好（包括硬件條件、規章制度、人員心態和習慣等方面沒有準備好）就去懷疑“云辦公”這種模式的“未來屬性”。這一點可以由“云辦公”在疫情之前已經持續發展來證明。未來更多企業配備一定云辦公資源，一定員工處于云辦公狀態，將是“一種新企業組織模式”的重大嘗試。也可能是信息社會、智慧技術對“辦公方法”的歷史性改變之一。

    面對云辦公的發展，企業需要“軟硬”兩手抓

    從應急云辦公到常態云辦公，這種轉換會在什么時候、多大概率上發生，現在還是未知數。但是，阿里釘釘、企業微信都將此看成未來的機遇。

    不過，作為最終用戶的企業，要做新的辦公方式嘗試，還需要在軟硬兩個方面打好基礎才行。軟的方面主要是，1.制度的建設，例如如何考核員工；2.流程再造，讓業務流程適合分布式云上辦公；3.習慣養成，這包括內部員工習慣的改變，也包括外部客戶習慣的培養。這三個方面，都面臨巨大的“創新挑戰”和“時間與試錯成本挑戰”。

    相比之下，硬的方面“更有萬事俱備只欠東風”的特點：包括軟件、硬件等遠程視頻工具與資源的成熟，5G網絡的加速建設和5G+應用的盡在眼前，專業化的虛擬現實會議室等“云辦公遠程溝通節點和硬件設施”的技術等等，都是已經成熟、或者正在加速成熟的，并且成本快速下降的“產品”。

    “應用端的信心不足，這是云辦公眼下最大的產業問題。”行業專家指出，云辦公、網絡辦公行業的發展，主要瓶頸集中在“企業還沒有做好這種轉變的內部準備，而不是行業的供給能力不夠”。這就如同疫情之下，云辦公服務系統經歷了最開始的資源瓶頸之后，很快達到了較好的運行狀態。但是企業用起來依然感覺“那里都不對勁”。

    但是，這恰是疫情期間云辦公“大實驗”留給社會的“最大遺產”。一次嶄新的嘗試，讓未來云辦公的推廣、創新與應用完善有了真正“規模化”的經驗。這將有力推動云辦公行業的“正軌”全速前進。在這一過程之中，以會議室為中心的云辦公“端型”軟硬件也將迎來一個發展機遇。

    “云上辦公，不是不要‘端口’設備，反而需要更高級和專業的‘端口’設備”。企業內部的硬件準備會先于軟件準備、尤其是大規模辦公習慣改變前而到來。所以，去適應未來辦公、創意經濟時代的發展，企業是時候改變以會議室為中心的“溝通基礎設施”了。