在如今這個不斷尋找降低成本的方法，充斥著高科技的商業界中，高清視頻會議的橫空出世，改變了人類一貫的通信方式，不僅提供了一種有效的手段進行溝通，而且不必為高昂的旅費擔憂。盡管如今開設視頻會議相比從前更為容易，但是在參與視頻會議時，有幾點基本因素還是必須牢記：

    1、在會議召開前檢查設備是否完好

    如果在視頻會議開始之前不是先檢查視頻會議設備，可能導致會議延誤，造成不必要的尷尬，當你在焦急地解決問題的同時，會議另一邊的同事也只能無奈地干等。在開始前檢查的視頻會議設備，包括攝像頭，麥克風，靜音按鈕，耳機和監測系統，以確保所有的設備連接正確，并且所有的設備都能進行正常工作。

    2.注意著裝

    雖然與視頻另一端相隔甚遠，但是請牢記，這仍然是一次商務會議，必須保證自己的穿著要和正式會議的穿著方式一致。同樣，必須盡量避免顏色過于鮮艷的服飾，因為這可能會分散對方的注意力。

    3.盡量避免不必要的動作

    另一邊的同事在接收通過麥克風傳來的聲音時，可能會導致聲音放大。所以，請避免不必要的動作，以確保你的聽眾能思想集中。

    4.排除任何使對方分心的可能

    一次會議最重要的是你的觀眾是否都將精神集中于會議了，而不是等到在會議之后詢問會議內容。請確保外部光源全部消除，背景板看起來既專業又簡潔。

    5.語速適當

    不同級別的帶寬，可能導致傳輸聲音與視頻造成不同步的結果。考慮到這點因素，講清楚，說明白，語速適當，始終確保在說完一段話之后，暫停幾秒。因為視頻可能有些延遲，導致另一邊的觀眾們可能還在接收你剛才所說的訊息。

    6.會議時間切勿太長

    任何形式的會議都可能在約兩小時后變得令人乏味。所以，視頻會議時間切勿太長，盡量確保在兩小時內結束。如果會議內容預計超出兩個小時，可以考慮在會議中間加入休息時間。

    7.注意你在屏幕上所處的位置

    你在屏幕上所處的位置，是觀眾能看到多少的關鍵。如果太接近觀眾可能會使對方覺得不舒服，但如果離太遠，那么觀眾可能很容易被其他事情分心。在攝像頭之外三英尺的距離，是最理想的位置，在聽你講話的同時，也讓他們擁有自己的個人空間。

    8.請使用更大的字體

    在會議之中，當言語難以表達時，適當的文字能起到補充說明的作用。請確保會議中用到的PPT中文字顯示能更大，即使對方離顯示器很遠，也能看得很清晰。

    9、保持適當的眼神交流

    在任何形式的會議中，適當的眼神交流是至關重要的，當然，視頻會議也不例外。請確保每隔一段時間就看向攝像機而不是顯示器，這樣將給你的觀眾人留下深刻的印象。毫無疑問，剛開始可能有些難以適應，不過多試幾次之后雙方都會感到自然。

    10、在會議期間時刻留意觀眾反應

    花時間確保觀眾是否理解會議內容是十分重要的。在會議之中時不時的停頓，讓觀眾能有機會向你提問，往往能事半功倍。