眼下各級政府部門出于工作需要，常常需要頻繁的進行會議溝通，尤其是上下級部門和部門主要領導之間的溝通非常頻繁。同時，各職能部門經常需要和外部的監管部門、合作單位等進行業務交流，其中有許多是重要的業務會議。而各個部門，包括職能部門、行政機構、基層辦事處等在地理分布上十分廣泛，大量的會議時間都耗費在會場到單位之間的旅途上。

    更關鍵的是，目前需要各個不同部門鼎力協同的工作變得越來越多，大量的內部人員以及外部項目小組之間需要頻繁的溝通交流，如果單一的使用傳統的會議方式進行溝通，不僅費用支出加大，人員組織和協調上也會遇到諸多不便，更重要的是協同工作的效率會因為溝通的不便而大打折扣。視頻會議的應用可以有效地解決由于部門分散帶來的溝通不便的問題。

    行政會議

    下級政府部門的領導分布在各個地域，由于地理的限制，以前召開一次正式的行政會議需要大家聚集到一個地方，除了長時間的旅途奔波、大量的組織協調工作、高昂的會議費用的以外，最關鍵的問題是會議經常會因為無法預知的突發事件而無法順利進行，造成重要決策的延緩。使用視頻會議這種簡潔的會議方式，不但可以節省大量的會議經費。同時，由于不需要專門的會務人員，所以也使工作人員能夠以更多的精力去將日常工作做得更好。

    日常業務培訓與文件精神傳達

    當前，我國越來越注重公務員思想意識的提高和業務技能的培訓，政府部門之間培訓交流類的會議也越來越頻繁和重要。但是，以往由于地理和時間上的限制，加上組織工作的難度很大，使得實際參與的人數非常有限，大部分人員因地理或工作性質的限制，無法完成交流和培訓。而且傳統面對面的集中式學習因為受到時間和費用的限制，而無法做到反復的灌輸和教育，學習效果往往也不盡如人意。

    現在，通過視頻會議系統，利用裝載在每一位使用者的計算機上的客戶端軟件，我們可以隨時隨地的進行大規模、反復的學習和交流。參與者足不出戶，借助辦公電腦即可完成各種業務培訓交流、文件精神的學習。如此一來，不僅工作效率得到了極大的提升，而且在反復的學習和交流中，可以加深參與者對于業務內容和文件精神的理解。

    突發事件應急

    視頻會議系統已經日益顯現出其優越性和重要性，開通視頻會議系統有助于政府加強跨地區、跨部門、跨行業的研究合作與交流。瑞福特提出了“視頻會議應急系統”的方案，無論身處家中、外地、單位，突發情況下都可快速通過互聯網進入“突發應急網絡視頻會議室”，使得在突發情況下政府各部門相關人員能夠最快速的通過網絡視頻會議通報突發情況、布置應急措施，為單位應對突發事件提供高效的溝通渠道，同時可將會議過程錄制下來，作為突發事件應急措施的備案。

    方案結構設計

    設備配置如上圖所示，本方案是利用客戶現有網絡而構建的網絡視頻會議系統。

    本系統視頻會議所涉及的產品包括：

    1. 網真視頻會議流媒體轉發服務器VAL-M3000；

    2. 網真視頻會議終端VAL-T601D；

    3. 會議室終端外圍配件：會議室攝像頭、麥克風、顯示輸出設備（可接電視或投影儀）；

    分別進行以下安裝：

    1）MCU安裝于信息中心機房：

    考慮到系統后期擴容，采用XX用戶處理能力的網真視頻會議流媒體轉發服務器VAL-M3000（X臺）。

    2）遠程會議室：

    總部及各下屬部門會議室安裝網真視頻會議終端VAL-T601D（共XX臺）。

    3）領導及相關人員：

    在桌面臺式機或者筆記本上安裝瑞福特視頻會議終端VAL-SM09F。

    組網方案說明：

    1.客戶視頻會議項目視頻會議服務器可以直接使用網真視頻會議流媒體轉發服務器VAL-M3000多點控制單元，可以實現最多XX個視頻會議軟、硬件終端的互通。

    主會場及各分支下屬機構會議室終端建議采用專業的網真視頻會議終端VAL-T601D，該終端采用分體式設計；可以應用于大中型會議室，終端支持720X576分辯率，內置高端回音抑制器，支持電視、投影儀輸出，保證了會場應用穩定、高清晰的音視頻質量。

    2. 網真視頻會議系統適用大規模的視頻會議系統，系統允許多個會議同時進行，管理員方便會議組織，管理更科學。

    3. 網真視頻會議系統提供了功能齊全的會議錄制功能，通過授權可以每一個與會點都可以對遠程會診進行全程的音、視頻錄制，存儲查看使用簡單。

    4. 網真視頻會議系統可以在會議型終端和桌面型終端的綜合應用，采用了國際領先的動態帶寬分配技術可以在不同的應用環境帶寬可以進行自動調整。會議型終端在512K以上的帶寬上全屏可以達到VCD的高清效果。